La specificità dell'outsourcing nella funzione acquisti dell'azienda in esame, consiste nella circostanza che la stessa fa ricorso ai brokers per l'identificazione dei fornitori che di volta in volta sono necessari per l'approvvigionamento di un particolare "componente" necessario alla realizzazione della commessa secondo il seguente schema:

La difficoltà summenzionata di reperimento dei materiali di ricambio viene facilmente superata mediante l'utilizzo dei brokers che avendo una particolare struttura ramificata nel mercato della componentistica, ed essendo presenti nei maggiori paesi industriali (Stati Uniti, Gran Bretagna, Germania, Francia ecc.), ed avendo corrispondenti in altre aree geografiche (Svizzera, Spagna, Olanda, ecc.) offrono alla società un servizio tempestivo ed efficace.

Il supporto tecnico-logistico fornito dai brokers

La scelta dei brokers, piuttosto che i fornitori tradizionali, non è legata a motivi di risparmio dei costi nell'approvvigionamento o di alleggerimento del problema qualità, ma trova fondamentalmente ragione nel supporto tecnico-logistico che gli stessi possono fornire.

Così, l'azienda in esame da anni si rivolge alla Milano Brothers, che è una società di brokeraggio Essa ha la sede ed opera negli Stati Uniti; è stata una della prime ad essere presenti in Ilalia ed a fornire tale tipo di servizi, fin dagli anni '70.

La società in discorso oltre ad essere una preziosa fonte d'informazioni sui materiali, sui prezzi e sull'andamento dei mercati, svolge un'azione di supporto sui problemi concernenti la definizione dei prodotti, le specifiche tecniche che devono avere i prodotti, la certificazione e la conformità della qualità nonché la "rintracciabilità" di alcuni lotti di produzione relativi al materiale fornito.

Per l'azienda in esame, sono molteplici i vantaggi che essa riesca a conseguire a che la inducono a preferire i brokers piuttosto che i fornitori tradizionali. Facendone una breve elencazione essi sono:

- la limitata entità delle partite di materiale da acquistare e la discontinuità degli acquisti;

- i brokers nelle trattative sono più flessibili dei fornitori tradizionali che molte volte devono stabilire condizioni rigide per non "disturbare" I loro rapporti con i rappresentanti e/o i distributori ufficiali;

- il broker in molti casi risulta più sollecito nelle consegne rispetto al fornitore, ciò in quanto acquista in quantità elevate, ha le sue scorte, dispone di una attrezzatura di vendita specializzata ed ha meno burocrazia;

- il broker può consentire al compratore di effettuare acquisti di materiali in un tempo molto vicino a quello d'utilizzo; consentendogli di ridurre le scorte e gli immobilizzi finanziari;

- il broker può trovarsi nella condizione di offrire più di un tipo di materiale atto a soddisfare lo stesso fabbisogno; ciò aumenta le possibilità di scelta del compratore. Esso è perciò in grado di sopperire a momentanee difficoltà di rifornimento di taluni fornitori;

- il broker dimostra più disponibilita ed elasticità rispetto al fornitore nel caso di reclami, di bisogni urgenti, di sostituzioni di materiali, ecc.;

- in certi casi il broker è nella condizione di praticare prezzi inferiori a quelli del fornitore avente una orgazizzazione di vendita diretta con costi di gestione inferiori in relazione al servizio fornito.

- il tipo acquisti che vengono delegati; il tipo di contratti utilizzati.

Per quanto concerne il tipo di acquisti che vengono delegati ai brokers, essi non sono assolutamente legati ne all'urgenza ne ad altri eventi contingenti.

La società in esame precisa che non adotta la medesima politica della altre società consistente nel ridurre i costi di gestione degli acquisti delegando a società di brokeraggio questa stessa funzione su una determinata gamma di prodotti con un margine di intermediazione preconcordato, con controlli sui costi di acquisizione dei prodotti stessi e con azioni di "audit" presso ciascuna società fornitrice.

Ogni acquisitore è tenuto ad acquistare i materiali in base alle sequenti specifiche:

- giusto tempo - giusta quantità, - qiusta qualità, - qiusto prezzo, - broker idoneo.

Per quanto riguarda i contratti di acquisto essi sono stipulati di volta in volta e non sono previsti contratti aperti a lunga scadenza.

- La politica del "magazzino"

La circostanza che vengano utilizzati i brokers per una questione di velocità nei tempi di consegna, non significa che la società in discorso non abbia un magazzino dato il tipo di servizio che essa fornisce. L' utilizzo dei brokers è di notevole utilità specialmente in ipotesi di difficoltà nel reperimento di un determinato componente in tempi brevi.

Ciò consente alla società in esame di non avere fermi di produzione: la politica sequita è quella di "pagare" qualcosa in più ma avere il componente in tempi brevissimi. Tutto ciò deve sempre essere avallato dall'utente finale sul quale incide, in definitiva, il maggior prezzo.

Il broker, a differenza del rapresentante, ha un tempo di consegna e di risposta più breve, poiché ha un rapporto diretto con la casa madre; a differenza del rappresentante che deve passare per il canale tradizionale.

- Outsourcing : esigenza dell'azienda o strumento competitivo del mercato?

Secondo i manager dell'azienda da noi esaminata la funzione dell'Ufficio acquisti è quella di comprare materiale in tempo utile, di qualità, ed al miglior costo. È quindi una necessità dell'azienda di comprare al meglio e di avere già da "ieri" il materiale in casa.

Secondo la loro opinione l'outsourcing può essere inguadrato come uno strumento strategico necessario per far evolvere il rapporto azienda-broker da uno stato di prevalente contrapposizione basata sulla trattativa economica del " prezzo del prodotto", ad un rapporto di collaborazione e di fiducia reciprona nell'ottica dei comuni obiettivi di crescita e sviluppo.